Реєстрація видачі коштів у разі повернення товару (відмови від послуги, прийняття цінностей під заставу, виплати виграшів у державні лотереї та в інших випадках) або скасування помилково проведеної через реєстратор розрахункових операцій (далі – РРО) суми розрахунку здійснюється шляхом реєстрації від’ємної суми.
Вищезазначена норма передбачена п. 7 розд. III Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року № 547 (далі – Порядок № 547).
Звертаємо увагу, що реєструвати через РРО від’ємні суми з використанням операції «сторно» забороняється.
Згідно з п. 8 розд. III Порядку № 547 якщо сума коштів, виданих при поверненні товару чи рекомпенсації раніше оплаченої послуги, перевищує 100 грн, матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів. В акті необхідно зазначити дані документа, що встановлює особу покупця, який повертає товар (відмовляється від послуги), відомості про товар (послугу), суму виданих коштів, номер, дату і час видачі розрахункового документа, який підтверджує купівлю товару (отримання послуги).
Такий самий акт складається під час скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку або помилково вибраної форми оплати (готівка, картка, кредит тощо). В акті зазначаються дані про помилкову суму та реквізити розрахункового документа.
Акти про видачу коштів та акти про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку, помилкової форми оплати зберігаються протягом трьох років. Водночас суб’єкт господарювання зобов’язаний надати зазначені акти контролюючим органам під час проведення перевірки.
Згідно з п. 1 розд. ІІІ Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 21 січня 2016 року № 13 (далі – Положення № 13), фіскальний касовий чек видачі коштів – розрахунковий документ/електронний розрахунковий документ, створений у паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ) РРО або програмним РРО під час проведення розрахунків у разі видачі коштів покупцеві під час повернення товару, рекомпенсації послуги, прийнятті цінностей під заставу та в інших випадках. Фіскальний касовий чек видачі коштів за формою № ФКЧ-2 наведений в додатку 2 до Положення № 13.
Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями, що передбачено п. 26 розд. ІІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29 грудня 2017 року № 148 (далі – Положення № 148).
Якщо у скриньці РРО недостатньо готівки, щоб повернути необхідну суму покупцеві, касир повинен звернутися до бухгалтерії підприємства, щоб з каси видали певну суму готівки для повернення покупцю.
Касир РРО, отримавши з каси бухгалтерії кошти, вносить їх до касового апарату шляхом проведення «службового внесення».
Крім того, п. 39 розд. IV Положення № 148 визначено, зокрема, що підприємці касової книги не ведуть.
У випадку, коли у скриньці РРО, який використовується фізичною особою – підприємцем, недостатньо готівки, щоб повернути необхідну суму покупцеві, така особа вносить готівку до скриньки РРО за допомогою операції «службове внесення».